Khấu hao thiết bị nhà hàng và bếp trung tâm theo ngày: tăng giữa tháng, phân bổ cho nhiều cửa hàng

Biên soạn: Đội tư vấn Oracle NetSuite, S4 Consulting · Cập nhật: 27/10/2026

Khấu hao thiết bị nhà hàng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC được tính từ đúng ngày thiết bị đưa vào sử dụng, theo số ngày thực tế của tháng, nên cửa hàng khai trương giữa tháng chỉ chịu khấu hao của số ngày còn lại. Với chuỗi F&B có bếp trung tâm, thêm một yêu cầu: khấu hao của thiết bị dùng chung phải chia cho nhiều bộ phận theo tỷ lệ, và tỷ lệ đổi mỗi khi chuỗi mở thêm cửa hàng. S4 Consulting có giải pháp trên cả hai nền tảng: gói tài sản cố định cho Acumatica và S4 eSuite FAM for NetSuite cho chuỗi và tập đoàn F&B dùng Oracle NetSuite.

Khấu hao thiết bị nhà hàng theo ngày khi mở cửa hàng giữa tháng tính thế nào?

Lấy mức trích tháng đủ nhân với số ngày thiết bị được sử dụng trong tháng, rồi chia cho số ngày của tháng đó. Thiết bị nhà hàng là tài sản cố định khi có nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm, thời gian khấu hao chọn trong khung Phụ lục I của Thông tư 45.

Thiết bị (ví dụ minh họa)	Nguyên giá	Thời gian	Mức trích tháng đủ	Tháng đầu
Máy pha cà phê, mở cửa hàng 15/9	240.000.000 đồng	5 năm	4.000.000 đồng	4.000.000 x 16/30 = 2.133.333 đồng
Hệ thống bếp trung tâm, vận hành 20/7	1.800.000.000 đồng	10 năm	15.000.000 đồng	15.000.000 x 12/31 = 5.806.452 đồng

Thời gian khấu hao trong bảng là giả định minh họa, doanh nghiệp cần đối chiếu nhóm tài sản thực tế trong Phụ lục I. Với thiết bị có công suất cao, mất giá nhanh, Thông tư 45 cho phép số dư giảm dần có điều chỉnh với hệ số 1,5 cho thời gian đến 4 năm, 2,0 cho trên 4 đến 6 năm và 2,5 cho trên 6 năm, khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện áp dụng.

Khi chuỗi F&B chuyển từ MISA, FAST hay Bravo sang ERP quốc tế, điều kế toán hay gặp là lệch vài đồng giữa sổ tài sản và sổ cái sau khi chia khấu hao bếp trung tâm cho nhiều cửa hàng, do mỗi dòng phân bổ làm tròn riêng. Khoản lệch nhỏ nhưng phải giải trình mỗi kỳ khóa sổ, và kiểm toán thường hỏi lại.

Vì sao quy ước tháng 30 ngày làm lệch số khấu hao thiết bị?

Vì Thông tư 45 tính theo số ngày thực tế của tháng, trong khi nhiều ERP quốc tế dùng quy ước kỳ. Phân hệ Quản lý tài sản chuẩn của NetSuite (Fixed Assets Management) có quy tắc Pro-rata chia theo tháng tròn 30 ngày và quy tắc Mid-month lấy mốc nửa tháng. Với hệ thống bếp trung tâm ở trên, tháng 7 có 31 ngày, nên số tháng đầu theo quy ước 30 ngày khó khớp đúng 5.806.452 đồng.

Chuỗi mở hàng chục cửa hàng mỗi năm sẽ có hàng chục tài sản lệch ở tháng đầu và tháng cuối. Phân hệ Quản lý tài sản chuẩn của NetSuite cũng cho dựng công thức khấu hao riêng, nhưng hệ số số dư giảm dần có điều chỉnh, khung Phụ lục I và mẫu sổ Việt Nam vẫn phải tự xây. S4 eSuite FAM xem trước số ngày tính theo Thông tư 45 và số trích của từng tài sản trước khi ghi sổ, kèm lịch khấu hao theo ngày từng tháng xuất được ra Excel. Chi tiết phương pháp có trong bài khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45 trên NetSuite.

S4 eSuite FAM

Quản lý tài sản theo chuẩn Việt Nam ngay trên NetSuite

Khấu hao theo ngày theo Thông tư 45, công cụ dụng cụ và 242, điều chuyển, kiểm kê QR, sổ S21-DN đến S23-DN. Xem trang giới thiệu hoặc tải brochure.

Xem S4 eSuite FAM →Tải brochure PDF

Bếp trung tâm phục vụ nhiều cửa hàng thì phân bổ khấu hao ra sao?

Khấu hao của thiết bị dùng chung được chia cho các bộ phận sử dụng theo tỷ lệ doanh nghiệp xác định, và mỗi lần tỷ lệ thay đổi cần có ngày hiệu lực để không sửa ngược các kỳ đã khóa. Ví dụ minh họa: kho lạnh của bếp trung tâm có mức trích 15.000.000 đồng mỗi tháng, phục vụ chính bếp trung tâm và các cửa hàng. Từ 1/10 chuỗi mở thêm cửa hàng C, tỷ lệ được điều chỉnh.

Bộ phận nhận chi phí	TK chi phí	Đến 30/9	Từ 1/10
Bếp trung tâm	627	50% = 7.500.000 đồng	40% = 6.000.000 đồng
Cửa hàng A	641	25% = 3.750.000 đồng	20% = 3.000.000 đồng
Cửa hàng B	641	25% = 3.750.000 đồng	20% = 3.000.000 đồng
Cửa hàng C	641		20% = 3.000.000 đồng
Cộng		15.000.000 đồng	15.000.000 đồng

Trên S4 eSuite FAM, một tài sản phân bổ được cho nhiều bộ phận và nhiều TK chi phí như 627, 641, 642 theo tỷ lệ có ngày hiệu lực. Bảng tính và phân bổ khấu hao 06-TSCĐ trình bày phần tháng trước, tăng, giảm, tháng này và phân bổ theo TK 6274, 6414, 6424, làm tròn VND khớp từng đồng giữa các dòng. Kết quả đi thẳng vào lãi lỗ từng cửa hàng.

Sửa chữa lớn, nâng cấp thiết bị bếp hạch toán thế nào?

Bảo trì định kỳ tính vào chi phí, còn sửa chữa lớn có tính chất nâng cấp được tập hợp qua TK 2413, khi hoàn thành ghi tăng nguyên giá và tính lại mức trích. Ví dụ minh họa: hệ thống bếp trung tâm nguyên giá 1.800.000.000 đồng đã trích đủ 24 tháng, hao mòn lũy kế 360.000.000 đồng. Doanh nghiệp nâng cấp dây chuyền với chi phí 120.000.000 đồng, giữ thời gian còn lại 96 tháng. Mức trích mới là (1.440.000.000 + 120.000.000) / 96 = 16.250.000 đồng mỗi tháng.

S4 eSuite FAM ghi nhận nâng cấp qua 2413, tính lại mức trích, kèm biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ. Khi thiết bị phải dừng dài ngày để sửa, có thể tạm dừng trích theo quy định.

Đóng cửa hàng thì thanh lý thiết bị hạch toán thế nào?

Khi đóng cửa hàng, thiết bị còn dùng được nên điều chuyển sang cửa hàng khác bằng phiếu luân chuyển, thiết bị không dùng nữa thì thanh lý hoặc nhượng bán kèm hội đồng thanh lý và biên bản 02-TSCĐ. Ví dụ minh họa: máy pha cà phê nguyên giá 240.000.000 đồng, đã khấu hao 120.000.000 đồng, bán được 80.000.000 đồng chưa thuế GTGT, giả định thuế suất 10%.

Nghiệp vụ	Nợ	Có	Số tiền
Ghi giảm hao mòn	214	211	120.000.000 đồng
Giá trị còn lại vào chi phí khác	811	211	120.000.000 đồng
Thu nhập thanh lý	131	711	80.000.000 đồng
Thuế GTGT đầu ra	131	3331	8.000.000 đồng

S4 eSuite FAM lập bút toán theo cặp đối ứng một tài khoản một phía như bảng trên, thay vì một bút toán gộp, và giữ chiều phân tích cửa hàng, bộ phận để báo cáo lãi lỗ của cửa hàng đóng vẫn đầy đủ. Nếu thiết bị bị mất hoặc thiếu khi bàn giao mặt bằng, giá trị chờ xử lý đưa vào 1381.

Nhắc hạn bảo hành, bảo trì thiết bị bếp có cần trên ERP?

Có, vì lò, tủ đông, máy pha cà phê hỏng giữa giờ cao điểm ảnh hưởng trực tiếp doanh thu, và sửa chữa trong hạn bảo hành không tốn chi phí. Khi hạn bảo hành nằm trong hợp đồng giấy ở từng cửa hàng, bộ phận kỹ thuật thường không biết thiết bị đã hết hạn. S4 eSuite FAM nhắc hạn bảo hiểm, bảo hành và kiểm định theo số ngày chọn trước, ngay trên thẻ tài sản.

Khấu hao thiết bị nhà hàng khi nào không được trừ khi tính thuế?

Theo Điều 10 khoản 6 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khấu hao không được trừ khi tài sản không dùng cho sản xuất kinh doanh, không có hồ sơ chứng minh sở hữu, không được theo dõi trong sổ sách theo chế độ, trích vượt mức quy định hoặc đã khấu hao hết. Thiết bị của cửa hàng đã đóng nhưng chưa thanh lý, để trong kho nhiều tháng, là trường hợp chuỗi F&B cần chú ý. S4 eSuite FAM tính phần được trừ ngay ở mỗi lần trích và lập bảng chênh lệch khấu hao giữa kế toán và thuế.

Chuỗi F&B dùng Acumatica hay NetSuite nên chọn giải pháp tài sản nào?

Giải pháp đi theo nền tảng ERP chuỗi đang chạy. Chuỗi trên Acumatica có thể tham khảo gói tài sản cố định của S4 cho Acumatica. Chuỗi và tập đoàn F&B trên Oracle NetSuite có thể dùng phân hệ S4 eSuite FAM theo chuẩn kế toán Việt Nam. Với công cụ dụng cụ cửa hàng, xem bài công cụ dụng cụ chuỗi F&B và phân bổ 242; để trao đổi về danh mục thiết bị hiện có, liên hệ S4 Consulting.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng khai trương giữa tháng thì khấu hao thiết bị tính thế nào?

Lấy mức trích tháng nhân số ngày sử dụng thực tế rồi chia số ngày của tháng. Ví dụ minh họa: 4.000.000 x 16/30 = 2.133.333 đồng.

Khấu hao bếp trung tâm có chia cho các cửa hàng được không?

Được. Một tài sản có thể phân bổ cho nhiều bộ phận, nhiều TK chi phí như 627, 641, 642 theo tỷ lệ có ngày hiệu lực.

Nâng cấp thiết bị bếp hạch toán vào đâu?

Chi phí sửa chữa lớn có tính chất nâng cấp tập hợp qua TK 2413, khi hoàn thành ghi tăng nguyên giá và tính lại mức trích.

Thanh lý thiết bị khi đóng cửa hàng ghi bút toán nào?

Nợ 214 và Nợ 811 / Có 211 cho phần ghi giảm, Nợ 131 / Có 711 và Có 3331 cho khoản thu thanh lý, kèm biên bản 02-TSCĐ.

Khấu hao thiết bị nằm kho sau khi đóng cửa hàng có được trừ không?

Có thể không được trừ nếu tài sản không dùng cho sản xuất kinh doanh theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nên cần điều chuyển hoặc thanh lý kịp thời.