Giải pháp ERP cho chuỗi F&B nhượng quyền
Acumatica Cloud ERP cho chủ thương hiệu, S4 F&B cho quán nhượng quyền. Hai hệ thống trao đổi dữ liệu tự động về đơn cung ứng, hóa đơn, doanh số và phí nhượng quyền.
Chủ thương hiệu cần kiểm soát gì
Chủ thương hiệu không quản lý sổ sách của quán nhượng quyền, nhưng cần kiểm soát mọi thứ liên quan đến thương hiệu và dòng tiền của mình. Thiếu một trong các yếu tố dưới đây, chuỗi sẽ khó tăng trưởng bền vững khi số quán tăng lên.
| Nhóm nhu cầu | Chủ thương hiệu cần biết | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Doanh số | Doanh thu theo ngày, theo món, theo kênh bán | Căn cứ tính phí royalty, phí marketing và phát hiện khai thiếu |
| Tuân thủ chuẩn | Menu, giá bán, công thức, khuyến mãi được phép | Bảo vệ trải nghiệm thương hiệu đồng nhất |
| Cung ứng | Lượng đặt hàng, tần suất, mặt hàng bắt buộc | Doanh thu cung ứng và kiểm soát chất lượng nguyên liệu |
| Hợp đồng | Thời hạn, lãnh thổ, mức phí, cam kết tối thiểu | Lập hóa đơn đúng hạn, cảnh báo gia hạn |
| Công nợ | Dư nợ, tuổi nợ, hạn mức tín dụng | Hạn chế rủi ro thu hồi tiền hàng và phí |
Với phía quán nhượng quyền, nhu cầu lại khác: một hệ thống bán hàng, kho và kế toán đủ mạnh để vận hành hằng ngày và tuân thủ thuế, nhưng chi phí phải tương xứng với quy mô một hoặc vài cửa hàng. Một ERP cấp doanh nghiệp thường trở thành gánh nặng với đối tác nhỏ, trong khi phần mềm rời rạc lại không kết nối được với chủ thương hiệu.
Hai nền tảng, một lớp tích hợp
Bộ giải pháp gồm bốn lớp: dịch vụ dùng chung toàn chuỗi, nền tảng Acumatica cho chủ thương hiệu, nền tảng S4 F&B cho quán nhượng quyền và lớp báo cáo toàn chuỗi.
Phía quán nhượng quyền chỉ đưa lên báo cáo toàn chuỗi phần dữ liệu được thỏa thuận trong hợp đồng.
Acumatica Cloud ERP cho chủ thương hiệu
Nơi chủ thương hiệu quản lý tài chính, bếp trung tâm, kho tổng và vận hành cả khu vực phục vụ (FOH) lẫn khu vực bếp (BOH) của cửa hàng công ty. Acumatica đồng thời là nguồn dữ liệu gốc của toàn chuỗi: danh mục món, công thức, giá bán, menu và danh mục hàng cung ứng, để mọi cửa hàng dùng chung một chuẩn.
S4 F&B cho quán nhượng quyền
Nền tảng vận hành trọn gói dành riêng cho đối tác nhượng quyền, gồm bán hàng tại quầy, kho, định mức nguyên liệu, đặt hàng, kế toán và hóa đơn điện tử. Hệ thống được cấu hình sẵn theo chuẩn của từng thương hiệu và khóa các thông tin thuộc chuẩn thương hiệu, trong khi sổ sách kế toán hoàn toàn thuộc về đối tác.
Dịch vụ dùng chung toàn chuỗi
Loyalty, thẻ quà tặng, voucher, khuyến mãi chuỗi và kết nối ứng dụng giao hàng được cả hai nền tảng gọi theo thời gian thực. Khách hàng tích điểm ở cửa hàng công ty vẫn đổi được ở quán nhượng quyền và ngược lại, mà không nhận ra chuỗi đang vận hành trên hai hệ thống.
Tách bạch hàng hóa và dòng tiền
Nguyên tắc cốt lõi là phân biệt rõ cửa hàng công ty và cửa hàng nhượng quyền ngay từ dữ liệu gốc.
Cửa hàng công ty
- Là chi nhánh của chủ thương hiệu.
- Hàng chuyển đến là điều chuyển nội bộ.
- Doanh thu bán lẻ ghi vào sổ sách của chủ thương hiệu.
Cửa hàng nhượng quyền
- Là khách hàng, một pháp nhân độc lập.
- Hàng giao đến là giao dịch mua bán có hóa đơn.
- Doanh thu bán lẻ chỉ là dữ liệu thống kê để tính phí, không ghi vào sổ của chủ thương hiệu.
Các khoản tiền đi xuyên qua nhiều bên như tiền ứng dụng giao hàng thu hộ, thẻ quà tặng, voucher và điểm thưởng dùng chung toàn chuỗi được theo dõi qua tài khoản trung gian và bù trừ tự động giữa hai bên theo từng kỳ, thay vì ghi nhận nhầm thành doanh thu.
Luồng cung ứng cho quán nhượng quyền
Đặt hàng trên S4 F&B
Đơn mua tạo ngay tại quán theo danh mục hàng cung ứng của thương hiệu.
Đơn bán trong Acumatica
Đơn mua chuyển thành đơn bán sau khi kiểm tra hạn mức tín dụng.
Hóa đơn và phiếu nhập tự động
Hóa đơn bán, phiếu nhập kho kèm số lô, hạn dùng tạo tự động ở phía quán.
Quán xác nhận thực nhận
Chênh lệch được ghi nhận thành yêu cầu điều chỉnh.
Truy xuất theo lô giúp chủ thương hiệu thu hồi nhanh khi có sự cố an toàn thực phẩm.
Ghi nhận doanh thu nhượng quyền
Mỗi loại phí có cách tính và thời điểm ghi nhận riêng. Giải pháp tự động hóa từ khâu tính phí đến lập hóa đơn.
| Loại phí | Cách tính phổ biến | Cách xử lý trong giải pháp |
|---|---|---|
| Phí nhượng quyền ban đầu | Cố định, thu một lần | Ghi nhận doanh thu chưa thực hiện và phân bổ theo chính sách kế toán của doanh nghiệp |
| Phí royalty | Phần trăm doanh thu, có thể kèm mức tối thiểu | Tính tự động từ doanh số POS theo công thức hợp đồng, lập hóa đơn hằng tháng |
| Phí quỹ marketing | Phần trăm doanh thu | Theo dõi thu - chi riêng, minh bạch với đối tác |
| Phí công nghệ, phần mềm | Cố định theo tháng hoặc theo quán | Lập hóa đơn định kỳ |
| Phí đào tạo, khai trương | Theo gói dịch vụ | Ghi nhận khi hoàn thành dịch vụ |
| Doanh thu cung ứng | Giá bán theo bảng giá nhượng quyền | Ghi nhận khi giao hàng, tách riêng theo kênh |
Hóa đơn phí phát hành từ Acumatica được tự động ghi nhận thành chi phí và công nợ phải trả ở phía quán nhượng quyền, nên hai bên luôn khớp số liệu.
Đối soát và chống gian lận
Vì hai bên ghi nhận trên cùng một bộ chứng từ, đối soát công nợ giữa chủ thương hiệu và quán nhượng quyền gần như diễn ra tự động.
Doanh số và hóa đơn royalty
Doanh số POS từng quán so với hóa đơn phí đã lập.
Công nợ và tiền về
Công nợ phải thu so với tiền về tài khoản theo từng đối tác.
Tiền thu hộ và phải trả
Tiền ứng dụng giao hàng thu hộ so với khoản phải trả đối tác.
Quỹ marketing
Quỹ marketing đã thu so với đã chi, minh bạch với đối tác.
So sánh lượng nguyên liệu quán đã mua với lượng lý thuyết tính từ công thức món nhân số món bán ra. Chênh lệch lớn là dấu hiệu quán khai thiếu doanh thu hoặc mua nguyên liệu ngoài. Kết hợp với kiểm soát trên POS như khóa xóa hóa đơn, ghi vết hủy và giảm giá, chỉ cho phép khuyến mãi do chủ thương hiệu cấu hình, cùng so sánh chỉ số giữa các quán cùng quy mô, chủ thương hiệu phát hiện bất thường sớm thay vì chờ kiểm toán định kỳ.
Giá trị cho thương hiệu và đối tác
Với chủ thương hiệu, giá trị lớn nhất là kiểm soát toàn mạng lưới trên số liệu thực thay vì báo cáo tự khai. Với đối tác, S4 F&B là hệ thống vận hành trọn gói, cấu hình sẵn theo chuẩn thương hiệu, chi phí phù hợp với quy mô một hoặc vài cửa hàng và dữ liệu kế toán thuộc về chính đối tác.
| Đối tượng | Lợi ích chính |
|---|---|
| Chủ thương hiệu | Tự động tính phí, đối soát công nợ hai chiều, phát hiện bất thường sớm, báo cáo lãi lỗ theo cửa hàng công ty và theo kênh nhượng quyền |
| Đối tác nhượng quyền | Chi phí phù hợp, mở quán nhanh, đặt hàng và nhận hóa đơn tự động, tuân thủ thuế |
| Khách hàng của chuỗi | Menu, giá, khuyến mãi và tích điểm đồng nhất ở mọi cửa hàng |
Lộ trình triển khai bốn giai đoạn
S4 Consulting triển khai theo từng giai đoạn để chuỗi go-live phần lõi sớm và mở rộng dần, theo phương pháp Fast & Saving.
Nền tảng chủ thương hiệu
Tài chính, kho, mua hàng, bếp trung tâm, vận hành cửa hàng công ty và chuẩn hóa dữ liệu toàn chuỗi trên Acumatica.
Dịch vụ dùng chung và thí điểm
Loyalty, voucher, khuyến mãi chuỗi, kết nối ứng dụng giao hàng; triển khai S4 F&B cho một số quán thí điểm.
Tích hợp đầy đủ và nhân rộng
Tự động hóa đơn cung ứng, phí royalty, bù trừ thu hộ cho toàn bộ mạng lưới.
Phân tích toàn chuỗi
Kho dữ liệu, so sánh hiệu quả giữa các quán, bảng cảnh báo bất thường.
S4 Consulting là Gold Partner của Acumatica tại Việt Nam, đồng thời phát triển S4 F&B dành riêng cho đối tác nhượng quyền. Một đơn vị chịu trách nhiệm cho cả hai nền tảng và lớp tích hợp giúp chuỗi tránh tình trạng trách nhiệm bị phân tán giữa nhiều nhà cung cấp khi dữ liệu không khớp.
Bài viết chuyên sâu về nhượng quyền
Phí royalty nhượng quyền F&B: cách tính, hợp đồng và tự động hóa trên ERP
Phí royalty nhượng quyền F&B là khoản phí định kỳ mà quán nhượng quyền trả cho chủ thương hiệu để tiếp tục sử dụng thương hiệu, công thức và hệ thống…
Chống gian lận doanh thu trong chuỗi F&B nhượng quyền: 5 cách đối soát hiệu quả
Cách hiệu quả nhất để chống gian lận doanh thu trong chuỗi F&B nhượng quyền là đối soát lượng nguyên liệu quán đã mua với lượng lý thuyết tính từ…
Kế toán chuỗi F&B nhượng quyền: tách bạch cửa hàng công ty và cửa hàng nhượng quyền
Nguyên tắc kế toán quan trọng nhất của chuỗi F&B nhượng quyền là phân biệt rõ cửa hàng công ty và cửa hàng nhượng quyền ngay từ dữ liệu gốc: cửa hàng…
Doanh nghiệp F&B quốc tế đã chọn Acumatica
Kết quả dưới đây do Acumatica công bố trong hồ sơ khách hàng. S4 Consulting không tham gia triển khai các dự án này; tại Việt Nam, S4 triển khai Acumatica cho An Nhiên Cafe.
BLD Brands
- Hợp nhất 8 hệ thống tài khoản vào một hệ thống
- Khóa sổ tháng còn 5 ngày
- Không còn nhập tay khoảng 90.000 hóa đơn mỗi năm
Xem hồ sơ khách hàng ↗
Brochure Acumatica F&B Edition by S4
Sáu trang dành cho ban điều hành: bốn lớp năng lực, giải pháp theo mô hình chuỗi và nhượng quyền, tuân thủ Việt Nam, nền tảng xRP, câu chuyện An Nhiên Cafe và lộ trình Fast & Saving.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhượng quyền có bắt buộc dùng chung ERP với chủ thương hiệu không?
Chủ thương hiệu có xem được sổ sách kế toán của quán nhượng quyền không?
Phí royalty được tính tự động như thế nào?
Giải pháp có phù hợp với hộ kinh doanh nhận nhượng quyền không?
Mất bao lâu để mở một quán nhượng quyền mới trên hệ thống?
Gold PartnerThiết kế mạng lưới nhượng quyền của bạn
Đặt lịch Executive Briefing với Lạc Phạm hoặc Nữ Huỳnh để trao đổi mô hình phí, luồng cung ứng và lộ trình triển khai Acumatica cùng S4 F&B.