Thay thế Excel trong quản trị chuỗi
Excel là công cụ tuyệt vời cho phân tích. Nó không được thiết kế để làm hệ thống vận hành cho hàng chục cửa hàng, nhiều pháp nhân và hàng trăm người cùng nhập liệu.
Sáu dấu hiệu Excel đã quá tải
Excel không sai. Nó chỉ không phải là hệ thống vận hành.
Nhiều phiên bản của một file
Định mức, bảng giá, tồn kho có nhiều bản, không rõ bản nào đúng.
Số liệu đến muộn
Cửa hàng gửi file cuối ngày hoặc cuối tuần, tổng hợp mất nhiều giờ.
Công thức bị sửa
Một ô công thức sai làm lệch báo cáo toàn chuỗi mà không được phát hiện kịp thời.
Không truy vết được
Không biết ai sửa số liệu, sửa lúc nào, vì sao.
Hợp nhất thủ công
Báo cáo tập đoàn ghép từ file của từng pháp nhân.
Phụ thuộc vài người
Chỉ một vài nhân sự hiểu cấu trúc file, rủi ro khi nghỉ việc.
Excel trở lại đúng vai trò phân tích
| Hạng mục | Cách làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Định mức món | Chuyển vào ERP | Một phiên bản định mức cho toàn chuỗi |
| Kiểm kê | Chuyển vào ERP | Barcode trên mobile, chênh lệch hiện ngay |
| Giá vốn, lãi lỗ | Tự động | Tính theo giá nhập thực tế và doanh thu POS |
| Ngân sách | Chuyển vào ERP | So sánh thực tế với kế hoạch theo cửa hàng |
| Hợp nhất | Tự động | Liên công ty và loại trừ nội bộ |
| Phân tích chuyên sâu | Giữ Excel, Power BI | Kết nối trực tiếp với dữ liệu Acumatica |
Năm bước chuyển lên Acumatica
Đánh giá hiện trạng
Rà soát quy trình, pháp nhân, dữ liệu và chạy kịch bản demo trên số liệu thật của chuỗi.
Thiết kế mô hình
Pháp nhân, chi nhánh, kho, định mức và phân quyền trên Acumatica.
Chuyển dữ liệu
Danh mục, số dư đầu kỳ, công nợ chi tiết và tồn kho tại thời điểm khóa sổ.
Chạy song song
Đối chiếu số liệu ít nhất một kỳ trước khi dùng chính thức.
Go-live & hỗ trợ
Triển khai theo giai đoạn, S4 đồng hành sau go-live.
Năng lực cho mô hình này
Mọi năng lực dưới đây thuộc cùng một giải pháp, dùng chung một dữ liệu. Chuỗi triển khai theo giai đoạn mà không cần tích hợp nhiều phần mềm rời rạc.
Công thức món & Backflush
Định mức món theo biến thể, trừ nguyên liệu tự động theo doanh thu POS.
Kiểm kê barcode & đa đơn vị tính
Kiểm kê hằng ngày bằng barcode đa đơn vị tính trên ứng dụng mobile.
Lãi lỗ từng cửa hàng & Dashboard
Lãi lỗ từng cửa hàng theo ngày, dashboard cho ban điều hành.
Ngân sách & kiểm soát chi phí
Ngân sách theo cửa hàng, so sánh thực tế với kế hoạch.
Tài chính kế toán & đa công ty
Kế toán đa công ty, giao dịch liên công ty và báo cáo hợp nhất.
Dữ liệu & AI
AI Assistant và kết nối công cụ AI trên dữ liệu ERP, giữ nguyên phân quyền.
Brochure Acumatica F&B Edition by S4
Sáu trang dành cho ban điều hành: bốn lớp năng lực, giải pháp theo mô hình chuỗi và nhượng quyền, tuân thủ Việt Nam, nền tảng xRP, câu chuyện An Nhiên Cafe và lộ trình Fast & Saving.
Câu hỏi thường gặp
Thay Excel bằng ERP có làm mất linh hoạt không?
Dữ liệu Excel hiện có chuyển thế nào?
Nhân viên cửa hàng có dùng được không?
Bắt đầu từ đâu?
Gold PartnerDemo trên kịch bản thực tế
Đặt lịch Executive Briefing với Lạc Phạm hoặc Nữ Huỳnh để chạy kịch bản demo trên dữ liệu thật và lập lộ trình chuyển đổi phù hợp.